KI in der Kanzlei: nützlich, ohne die Verschwiegenheit zu riskieren.
In Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien entscheidet nicht der Nutzen über den Einstieg, sondern die Verschwiegenheit. Deshalb steht am Anfang die Frage, welche Daten das Haus verlassen dürfen – und die Antwort ist oft ein lokal betriebenes Modell. Danach lohnen sich drei Anwendungen: Belege vorerfassen, Mandantenanfragen vorsortieren und Kanzleiwissen auffindbar machen.
Einstieg meist über Potenzialcheck: 1 690 €zzgl. 20 % USt. · ½ Tag + Bericht
Belege der Mandantschaft kommen in jeder denkbaren Form und werden von Hand vorerfasst.
Dieselben Fragen zu Fristen, Unterlagen und Zuständigkeiten landen mehrmals pro Woche im Postfach.
Wissen über Sonderfälle steckt bei einzelnen Personen; im Urlaub steht die Antwort still.
Keine dieser Aufgaben braucht ein neues System. Sie brauchen einen Arbeitsschritt, der vorbereitet wird, und einen Menschen, der freigibt.
Was sich hier zuerst rechnet
Die Messwerte sind gekennzeichnete Beispiele aus vergleichbaren Aufgabenstellungen – keine Kundenzahlen. In Ihrem Projekt wird an Ihren echten Fällen gemessen, bevor entschieden wird.
Belege vorerfassen
Rechnungen, Kassabelege und Kontoauszüge werden manuell erfasst, bevor überhaupt gebucht wird. Die Vorerfassung frisst die Zeit, die für die Beratung fehlt.
Belege werden ausgelesen, Felder geprüft und als Vorschlag in die Buchhaltungssoftware übergeben. Jeder unsichere Wert wird markiert und bleibt Handarbeit.
Anfragen zu Fristen, fehlenden Unterlagen und Zuständigkeiten kommen über Mail, Telefonnotiz und Portal – und unterbrechen die konzentrierte Arbeit.
Eingehende Anfragen werden nach Thema und Dringlichkeit sortiert, der zuständigen Person zugeordnet und mit einem Antwortentwurf samt Unterlagenliste versehen.
Regeln fürs Team, bevor es die Regeln selbst erfindet
Einzelne im Team nutzen KI-Werkzeuge bereits privat – teils mit Mandantendaten, ohne dass die Kanzlei davon weiß.
Ein Workshop mit den Fällen der Kanzlei, eine einseitige Nutzungsrichtlinie und das Schulungsnachweis-Paket für das interne Verzeichnis nach Art. 4 EU AI Act.
Recherche für StandardauskunftBeispiel
20 min
8 min· gemessen an 30 Fällen
Recherche für Standardauskunft: vorher 20 min, nachher 8 min, gemessen an 30 Fällen
ModellwahlIm Workshop wird festgelegt, welche Werkzeuge mit welchen Daten benutzt werden dürfen – schriftlich, nicht mündlich.
Was ich hier nicht macheKeine Rechts- oder Steuerauskunft aus dem Modell an die Mandantschaft und keine automatische Buchung. Die fachliche Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
Welcher Einstieg passt in Ihrem Betrieb?
Drei Angaben, ein Vorschlag: der kleinste Schritt, der bei Ihnen etwas ändert – mit Preis, Ablauf und Förderhinweis. Die Auswahl landet als Text in der Anfrage, damit wir im Erstgespräch nicht bei null anfangen.
Ohne JavaScript zeigt diese Tabelle den typischen Einstieg je Branche (angenommen: Betrieb mit 2–9 Mitarbeitenden). Alle Preise netto, zzgl. 20 % USt.
Branche
Wo es drückt
Typischer Einstieg
Preis
Hotellerie und Gastronomie
Anfragen und E-Mails fressen Zeit
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Belege und Dokumente werden abgetippt
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Wissen ist verstreut und schwer auffindbar
Prototyp-Sprint S
6 900 €
Steuerberatung, Kanzlei und Buchhaltung
Belege und Dokumente werden abgetippt
Prototyp-Sprint S
6 900 €
Anfragen und E-Mails fressen Zeit
Prototyp-Sprint S
6 900 €
Wissen ist verstreut und schwer auffindbar
Prototyp-Sprint S
6 900 €
Das Team soll KI sicher nutzen können
Inhouse-Workshop Halbtag
1 690 €
Handwerk und Bau
Angebote und Berichte dauern zu lang
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Belege und Dokumente werden abgetippt
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Texte und Entwürfe brauchen zu lange
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Agentur, IT und Dienstleistung
Angebote und Berichte dauern zu lang
Quick-Win-Automatisierung
2 900 €
Wissen ist verstreut und schwer auffindbar
Prototyp-Sprint S
6 900 €
Das Team soll KI sicher nutzen können
Inhouse-Workshop Halbtag
1 690 €
Texte und Entwürfe brauchen zu lange
KI-Sprechstunde
175 € / h
Angaben ohne Gewähr, Stand 22.08.2026. Maßgeblich sind die Förderrichtlinien der jeweiligen Stelle.
Anleitung
Belege automatisch auslesen: Anleitung mit Testset für Kanzleien
Schritt für Schritt zum ersten Testlauf – mit Testset, Erfolgskriterien und der Frage, wann sich der Aufwand lohnt. Zum Selbermachen gedacht.
Beispiel: Wissensassistent für eine Steuerberatungskanzlei
Fachwissen zu Sonderfällen liegt in alten E-Mails, Bescheiden und internen Notizen. Neue Mitarbeitende fragen dieselben Dinge, die Antworten sucht jedes Mal jemand anderes zusammen.
Für Betriebe in Salzburg und Oberösterreich gibt es Landesförderungen für KI-Projekte. Gefördert wird in der Regel ein Gesamtkonzept aus Kompetenz, Prozessen und Werkzeugen – nicht der einzelne Werkzeugkauf. Was in Ihrem Fall realistisch ist, rechnet der Förderrechner vor, vorbehaltlich Prüfung durch die Förderstelle.
Vor Ort in Salzburg und Oberösterreich, remote in ganz Österreich.
Workshops und Potenzialchecks finden bei Ihnen im Betrieb statt, Sprints laufen zum größeren Teil remote – mit festen Terminen für Abstimmung und Übergabe.
Nicht, wenn die Verschwiegenheit es verbietet. Für Kanzleien baue ich Anwendungen bevorzugt mit lokal betriebenen Open-Source-Modellen: Die Verarbeitung passiert in Ihrer Infrastruktur, es geht nichts an Dritte. Was das an Hardware braucht, steht vorab im Angebot.
Ersetzt das die fachliche Prüfung?
Nein. Die Modelle bereiten vor – Belege vorerfassen, Anfragen sortieren, Fundstellen zeigen. Die fachliche Beurteilung und die Verantwortung bleiben bei den Berufsberechtigten. Anwendungen, die das verwischen, baue ich nicht.
Zählt der Workshop als Maßnahme zur KI-Kompetenz?
Der AI Act verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, dokumentiert und rollengerecht; ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Der Workshop liefert Inhalte und das Schulungsnachweis-Paket für Ihr internes Verzeichnis. Das ist keine Rechtsberatung.
Kann KI die Buchhaltung ersetzen?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Was sich automatisieren lässt, ist die Vorerfassung: auslesen, zuordnen, vorschlagen. Die Buchung, die Beurteilung und die Verantwortung bleiben beim Menschen. Realistisch ist weniger Tipparbeit, nicht weniger Fachlichkeit.
Klären wir in 30 Minuten, welcher Schritt in Ihrem Betrieb zuerst etwas bringt.