Wissensassistent fürs Team: Anleitung für den ersten Prototyp

Die kurze Antwort: Ein Wissensassistent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten – mit Quellenangabe, damit jede Antwort überprüfbar bleibt. Ob er in Ihrem Betrieb funktioniert, entscheidet nicht das Modell, sondern die Qualität Ihrer Ablage. Prüfen lässt sich das mit 30 echten Fragen aus dem Arbeitsalltag, bevor irgendetwas gebaut wird. Diese Anleitung zeigt, wie dieser Test aussieht.

Was ein Wissensassistent ist – und was er nicht ist

Er ist eine Suche, die Antworten formuliert und die Fundstelle mitliefert: “Laut Angebot 2025-114, Seite 2, wurde die Abnahme auf zwei Termine aufgeteilt.” Das Modell erfindet die Antwort nicht, sondern sucht die relevanten Stellen in Ihren Dokumenten und fasst sie zusammen.

Er ist kein Ersatz für Ordnung. Wenn dieselbe Information in drei Versionen an drei Orten liegt und keine ein Datum trägt, liefert der Assistent zuverlässig die falsche. Das ist kein technischer Mangel, sondern ein Spiegel.

Schritt 1: Die 30 Fragen sammeln – vor allem anderen

Bitten Sie Ihr Team, eine Woche lang jede Frage aufzuschreiben, die sie an Kolleginnen und Kollegen stellen mussten, weil sie die Antwort nicht selbst gefunden haben. Nicht erfundene Beispielfragen – echte.

Nach einer Woche haben Sie typischerweise 30 bis 60 Fragen. Sortieren Sie sie in drei Gruppen:

1. Fakten aus Dokumenten: “Was wurde mit Kunde X zur Wartung vereinbart?”
2. Fragen nach Vorgehen: “Wie legen wir ein neues Projekt an?”
3. Fragen nach Personen oder Zuständigkeit: “Wer betreut X?”

Gruppe 1 ist der Kern. Gruppe 2 funktioniert, wenn es überhaupt schriftliche Abläufe gibt. Gruppe 3 gehört in Wahrheit selten in einen Assistenten, sondern in eine gepflegte Liste.

Diese 30 Fragen sind Ihr Testset. Schreiben Sie zu jeder Frage die richtige Antwort dazu und wo sie steht. Das ist mühsam und genau deshalb aussagekräftig: Wenn Sie die Fundstelle nicht finden, wird der Assistent sie auch nicht finden.

Schritt 2: Den Dokumentenbestand ehrlich anschauen

Nehmen Sie die Quellen, die zu Ihren 30 Fragen gehören, und prüfen Sie vier Dinge:

• Aktualität: Gibt es zu jedem Thema eine gültige Fassung – oder fünf?
• Format: Text-PDFs und Office-Dateien sind unproblematisch. Gescannte Faxe, Screenshots und Tabellen mit verbundenen Zellen sind es nicht.
• Struktur: Haben die Dokumente Überschriften, Datum, Projektbezug?
• Zugriffsrechte: Wer darf was sehen? Ein Assistent, der jedem alles beantwortet, ist ein Datenschutzproblem mit freundlicher Oberfläche.

Der letzte Punkt entscheidet die Architektur. Wenn Gehaltsdaten, Bewerbungen oder Kundenverträge im selben Laufwerk liegen wie Projektprotokolle, muss der Assistent Rechte kennen – das ist der Unterschied zwischen einem Nachmittag und einem Projekt.

Schritt 3: Klein anfangen – ein Themengebiet

Nehmen Sie nicht das gesamte Laufwerk. Nehmen Sie das Themengebiet, aus dem die meisten Ihrer 30 Fragen stammen: etwa alle Projektprotokolle der letzten zwei Jahre oder alle Angebote.

Ein kleiner, sauberer Bestand liefert bessere Antworten als ein großer, unsortierter – und er lässt sich in einem Nachmittag aufbereiten.

Schritt 4: Die Anweisung

Egal mit welchem Werkzeug Sie testen, drei Regeln entscheiden über die Brauchbarkeit:

Beantworte die Frage ausschließlich aus den bereitgestellten Dokumenten.

Regeln:
- Nenne zu jeder Aussage die Quelle: Dateiname, Abschnitt oder Seite.
- Wenn die Dokumente die Frage nicht beantworten, schreibe:
  "Dazu steht nichts in den Unterlagen." Ergänze nichts aus Allgemeinwissen.
- Wenn sich Dokumente widersprechen, nenne beide Fassungen mit Datum
  und weise auf den Widerspruch hin.

Frage: <hier die Frage>

Die dritte Regel ist die wertvollste. Ein Assistent, der Widersprüche sichtbar macht, ist für die Ablage nützlicher als einer, der glattbügelt – nach ein paar Wochen wissen Sie, welche Dokumente aufgeräumt gehören.

Schritt 5: Messen

Gehen Sie die 30 Fragen durch und bewerten Sie jede Antwort:

• Richtig mit korrekter Quelle – zählt voll.
• Richtig, aber falsche oder fehlende Quelle – zählt halb. Ohne überprüfbare Fundstelle vertraut niemand dem System.
• Falsch – zählt nicht, und Sie notieren warum: falsches Dokument, veraltete Fassung, Frage schlecht gestellt.
• “Dazu steht nichts in den Unterlagen” – das ist kein Fehler. Prüfen Sie nur, ob es stimmt.

Ein Wert ab etwa 80 Prozent voll richtiger Antworten ist im Alltag brauchbar. Darunter lohnt sich meist zuerst Aufräumen, nicht Bauen.

Messen Sie zusätzlich die Zeit: Wie lange dauert es heute, dieselbe Information zu finden? Zehn Minuten Suchen gegen eine Minute Fragen – bei 15 solchen Fragen pro Woche und fünf Personen ist das eine relevante Zahl.

Woran Wissensassistenten in der Praxis scheitern

Vier Muster, die regelmäßig auftreten:

1. Zu breiter Bestand. Alles auf einmal indexiert, Qualität im Keller.
2. Keine Rechte. Funktioniert im Test, fliegt im Echtbetrieb auf.
3. Keine Pflege. Nach einem halben Jahr antwortet der Assistent aus veralteten Fassungen, und niemand merkt es.
4. Keine Quellenangabe. Ohne Fundstelle prüft niemand nach – und wer einmal eine falsche Antwort erwischt hat, benutzt das System nicht mehr.

Gegen alle vier hilft dieselbe Maßnahme: klein anfangen, messen, und eine Person benennen, die den Bestand pflegt.

Wann Sie es selbst schaffen – und wann nicht

Der Test mit 30 Fragen ist Eigenarbeit und in einem Tag machbar. Er beantwortet die wichtigste Frage – ob Ihr Bestand gut genug ist – ohne einen Cent Investition.

Für den Echtbetrieb sprechen vier Gründe für Unterstützung:

• Rechte und Sichtbarkeiten müssen korrekt abgebildet sein.
• Der Bestand soll sich automatisch aktualisieren, nicht per Hand.
• Es braucht eine Evaluation, die auch in einem halben Jahr noch wiederholbar ist – sonst merken Sie Qualitätsverlust nicht.
• Bei Projekten unter Geheimhaltung ist lokale Verarbeitung Pflicht.

Genau so ist der Prototyp-Sprint aufgebaut: ein Anwendungsfall, echte Daten, Evaluation an mindestens 30 Fällen, Übergabe von Code und Dokumentation. Für Agenturen, IT-Dienstleister und Büros steht der typische Ablauf auf der Seite Agentur, IT und Dienstleistung; die Preise stehen offen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Wie viele Dokumente braucht ein Wissensassistent?

Weniger, als die meisten denken. Ein sauber abgegrenztes Themengebiet mit einigen hundert Dokumenten liefert bessere Ergebnisse als ein Laufwerk mit Zehntausenden.

Können wir das mit unseren bestehenden Werkzeugen machen?

Für den Test fast immer. Für den Echtbetrieb hängt es an Rechten, Aktualisierung und Datenschutz – das ist der Punkt, an dem aus einem Versuch ein Projekt wird.

Bleiben unsere Dokumente im Haus?

Wenn es sein muss, ja: mit einem lokal betriebenen Modell verlässt kein Dokument Ihre Infrastruktur. Bei unkritischen Beständen ist ein EU-gehostetes Modell die günstigere Variante. Die Entscheidung gehört dokumentiert, nicht nebenbei getroffen.

Was kostet der Betrieb danach?

Laufende Kosten entstehen für Modellnutzung oder Hardware und liegen bei kleinen Beständen meist im zweistelligen Bereich pro Monat. Sie werden im Angebot offen ausgewiesen, damit nach der Übergabe keine Überraschung kommt.